管理者要掌握运筹时间的方法和艺术
时代发展日新月异,大到国家、小到个人都在争分夺秒地赶超时代的步伐。抢时间、争速度、快节奏、高效率,已经成为现代信息社会最突出的特点之一。在一定意义上讲,现代社会的一切竞争都可以归结为时间的竞争。
领导者的工作与时间息息相关,要使组织或群体始终具有强劲的竞争优势,保证持续健康的发展,一个明智的领导者就必须善于争取时间、抓住机遇,努力在较短的时间内创造出最大的价值。美国麻省理工学院曾对三千名经理作了调查,发现凡是优秀的经理无一不是精于安排时间,使时间的浪费削减到最低限度的人。因此,领导者重视时间管理、掌握运筹时间的方法和艺术至关重要。
把握时间的特性
领导者要善于驾驭时间,就应该首先把握时间的特性:
1、不可逆转性。时间是一维的,总是沿着过去、现在、将来的方向流逝,一去不复返,永不回头。这表明,时间对任何人来说都是一种稀缺资源。每一位领导者必须认清时间这一特性,懂得"机不可失,失不再来",才会理解时间的宝贵。
2、价值性。人类的一切实践活动,都必须花费相应的时间来完成,我们往往用在一定时间内完成工作量的多少,或一定工作需要花多少时间来衡量事物的价值。所以说,时间创造了一切,时间是有价值的。"一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴"。领导者只有充分发挥每时每刻的价值,才能最大限度实现领导价值。
3、均等性。时间为人们提供了均等的机会,不论你地位多高,权利多大,时间绝对铁面无私,一视同仁,不会因为你有领导的身份而偏爱你。在时间面前人人平等。
4、有序性。客观时间总是先后相承,顺序而行,只能从早到晚,从春夏到秋冬,从过去到现在,再到未来。领导者做工作只有与时间的顺序相符合,才能使纷繁复杂的事物协调有序。
5、可控性。虽然时间的存在和运行是不以任何人的意志为转移的,人们不能改变客观的时间,但是,时间与工作的关系是可以调控的,由于人们对待它的态度不同,同样的时间所创造的价值和收获也因人而异。能够科学控制时间的领导者,可以使时间的价值得到更有效的发挥,用较少抢时间做更多工作。
合理运筹时间
1、合理运筹时间是提高工作效率的必要条件
领导者要统领一个组织或群体,工作相对重要而繁忙,涉及到方方面面的事物,因此,花费的时间也相对比较多。但是,时间是一个常数,每天都是24小时,每小时都是60分钟,每分钟都是60秒,对任何人都不会多一分,也不会少一分。领导者要妥善处理好各方面的工作,就必须提高工作效率,而提高工作效率的根本途径就是要节约时间,合理安排时间,力争使时间成为一个"变数",通过优化配置,在有限的时间内做更多的工作,取得更大的成效。工作效率高的领导者无一不是懂得驾驭时间的高手,他们能清醒认识什么时间该做什么事,什么工作该在什么时间内完成;合理调度各种工作的使用时间,使每一项工作有时间可用,每一单位时间有工作可做,他们往往能在相同时间中完成比别人更多更好的工作。
工作效率低的领导,缺乏良好的时间观念,做事没有计划,今日事推明日办,一天任务做三天,不善运筹时间,往往"时倍功半"。所以,领导者要提高工作效率,出色完成各项任务,就必须珍惜时间,善用时间。
2、抓住良好时机是高效决策的关键环节之一
领导者在工作中要担起重要决策的职能,而成功的决策往往与时机紧密联系在一起。领导者要善于在实践中发现机遇、寻找机遇、把握机遇,同时,也要善于发挥聪明才智当机立断,果断拍板,确保决策的及时、有效和准确。只有大胆抓住时机,及时予以决断,才能使决策赢得优势,取得成功。掌握不好时机,当断不断,徘徊观望,犹豫不决,或不当断时匆忙去断,都会造成决策失误。可以说,掌握良好时机,有助于领导者运筹帷幄、决胜千里。
3、领导者运筹时间是否得当,不仅涉及到个人的成败,往往会影响和制约组织或群体的发展作为组织或群体的核心人物,领导者的行为和决策具有较强的影响力。一个不注重时间效率、办事拖沓的领导者,会因为个人原因导致一个组织或群体发展时机的延误或滞后。领导者只有成为利用时间的能手,恰到好处地安排工作,并且,能够在关键时候把握良机,才能保证整个组织或群体健康发展。
运筹时间的方法和艺术
1、瞄准工作目标,科学规划时间
大家都知道,"雁阵"中的"头雁"要高瞻远瞩,始终朝着明确的方向飞行,才能带领群雁最省时省力地到达目的地。领导者在组织或群体中就是充当"头雁"的角色,可以说,目标是领导者"用时之道"的基础。领导者是时间的决策人,又是实现目标的责任者,一定要做到心中有目标,根据工作目标科学地规划自己的时间。
(1)按工作主次规划时间。通过记录自己的时间安排,分析自己的时间,按工作轻重缓急进行排队,分出重要、次要、一般三类,重要的必须自己亲手抓,次要的可以委托他人抓,自己只需过问一下;一般的可以暂时放一放。这样,把时间用到最有价值的事情上,减少犹豫和徘徊造成的时间浪费和时机丧失,使最重要、最紧迫的工作得到时间的保证,把时间花在"刀刃"上。
(2)合理制定工作时间表。俗话说:"凡事预则立,不预则废。"领导者应该培养自己用战略眼光来规划长远工作,最简单的方法是预先列出工作时间表,有计划地从整体上使时间安排趋于优化。制定时间表要注意以下几个方面:首先,要优先列出抓大事的时间。一般情况下,每年度领导者都要根据上级精神和本单位的实际情况,抓几件建设性大事。工作时间安排要充分考虑各种客观条件和领导者自身情况,使之切实可行,合理优化。其次,常规性工作要注意在时间上相对固定。把每年度都定期开展的一些工作在时间上相对固定,会使有关人员事先有所准备,做起来更熟练、更方便,使时间利用更合理。再次,一定要把各项工作在时间上相互穿插开,避免时间上冲突,保证工作得到有效的落实。最后,在安排时间表上要留有余地,以便应付偶发事情。
2、注重发挥实效,善于节约时间
科学家雷巴柯夫说得好:"用分来计算时间的人,比用时来计算时间的人时间多59倍。"善于把时间分配得精密的领导者工作实效性也往往更高。
一方面做事贵在及时,当断即断,该为就为,抓住时机;另一方面要注重每一单位时间的效用,讲究时间的有效价值,使单位时间创造出尽可能高的效益。
领导者发挥工作实效性就必须善于节约时间:
(1)提高时间的使用率。一个领导者每天都有很多事情要处理,往往会感到时间安排很满,甚至不够用,稍不注意就会陷入事物堆中。领导者一定要尽量克服浪费时间的弊病,如纪律观念差;开会时间过长;多数人等少数人;作报告拖沓、罗嗦;制度不健全,职责不清;相互扯皮,人浮于事等等。另外,领导者要尽可能把一次可完成的相联的几件事放在同一时间里去做,把互补的几件事穿插来做,减少工作的空隙,提高时间使用价值。比如,领导者开会一定要讲求效率,每次会议议题要精当;一次会议能解决的问题就不要分几次开;会前让与会者对会议先有充分准备,严格限定会议各项议程时间等都会提高时间效率。
(2)学会"有所为,有所不为"。一个明智的领导者要掌握"有所为、有所不为"的艺术,才能抓住根本,竭力节约自己的时间。不该管的事不要去管,没意义的事不要去做,尽量减少不必要的行为,使自己的每一行为尽可能都具有一定价值。比如,领导者常会被请去参加各种活动以撑门面,如果领导者碍于情面或其他原因总是有求必应,则会大大减少自己的时间。领导者应有选择的参加各种活动,对于并无多少必要的邀请,应学会说"不",敢于抛开不必要的应酬,把时间用在有意义的领导工作上,同时,领导者有充裕的时间积聚精力会使工作更加从容自如。
(3)不必过分追求完美。领导者没有必要在任何事上要求自己尽善尽美,方方面面都做行家里手,要允许自己存在不足,有些"不能"。过分求全,会时时刻刻处于一种紧张状态,也会花费太多时间在一些无意义的表面工作上,使重要工作的时间不能高效使用。所以,领导者应有清醒的自我意识,要努力去做一个称职尽责的好领导,而不要努力做完人。
(4)对下属明确时间要求。领导者时间运筹状况与下属工作参考文献密切相关,也会受下属工作时间的影响和制约。因此,领导者对下属安排工作要有明确的时间规定,不能只给任务,不限时间,必须提出严格要求,并经常检查工作完成的进度,才能保障工作的时效性。适当建立奖惩制度也不失为一种好方法,按时完成或提前完成工作任务的应给予表彰和奖励,不能按时完成工作任务、作风拖沓的要给予批评和惩罚。
(5)"把握住今天,胜过两个明天"。李大钊说过:"我以为世间最宝贵的就是今,最容易丧失的也是今,因为他最容易丧失所以更觉得他宝贵"。他强调:"今是生活,今是动力,今是行为,今是创作"。高效的领导者往往都是有强烈"今"意识的人,懂得抓住今日,努力在今日。相反,把时间寄托在明天的人很难有所成就。
3、掌握生活规律,系统优化时间
现代生物学揭示,每个人都有自己的"生物钟",每个人的生理状况都有周期变化,在周期的不同阶段,反应能力和机体水平也因人而异。领导者应逐渐摸索出自己的生物钟,掌握自己每天最有效率、精力最充沛的时间,系统总结出一套工作规律,尽量用精力最充沛的时间去完成最重要的工作,把一些次要的工作放在自己精力低潮时去做。反之,不善于根据自身规律系统安排工作,时间运用不分主次,就会大大降低工作效率。
当繁事成堆时,就会眉毛胡子一把抓,东干一点西干一会儿,陷入混乱状态,导致虽然终日忙碌,但仍事不能尽其善。
另外,领导者掌握"有张有弛"的用时之道也十分重要。领导者也是人,其精力总是有限的,不可能永不疲倦。我们强调节约时间,珍惜时间,并不是说,领导者每时每刻都要紧张,一天到晚忙碌不停。要在有限时间中做出更多成绩,只靠从早到晚是不够的,必须懂得"有张有弛"的用时辩证法。领导者要使自己在工作时间保持充沛精力,高效率做好工作,就必须有一定的时间放松自己,通过轻重工作的搭配,通过工作与休息相结合来做到有张有弛。工作时弓张弦满,全力以赴,休息时松弛身心,舒展精神。这样,领导者才能养精蓄锐,以饱满的工作热情倾其全力做好领导工作。
